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Les 5 fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion de franchise

Franchiseurs, vous en avez assez de perdre des candidats par négligence, de perdre du temps sur des micro-tâches quotidiennes chronophages mais indispensables et vous souhaitez optimiser votre organisation en interne pour développer votre réseau plus vite et plus fort ? Qu’attendez-vous pour utiliser un logiciel de gestion de franchise ?

logiciel de gestion de franchise

Les logiciels de gestion classiques vous offrent la possibilité de réaliser plusieurs manipulations automatiques de vos devis (édition, modification, classement…). Ils vous permettent également de garder un historique de tous vos prospects. Mais un logiciel de gestion spécialisé pour la franchise comme Franchise on Cloud place la barre encore plus haut !

Gérer sur la même plateforme le recrutement de vos candidats, de la création de lead à la signature du D.I.P, l’animation de votre réseau, le pilotage des ouvertures de vos nouveaux points de vente, une gestion des commandes simplifiées et centralisées pour vos franchisés, et tout plein d’autres outils qui deviendront rapidement indispensables à votre quotidien ! Dans cet article, découvrez les 5 fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion de franchise.

Recrutement de vos futurs franchisés  

Le franchiseur ne doit pas se contenter de séduire des candidats, il doit aller les chercher par différents biais : réseaux sociaux, salons professionnels, campagnes publicitaires, prospection, etc. Mais surtout, il doit s’en occuper ! Gérer tout un panel de candidats, leur avancement dans le processus et leur degré d’intérêt, peut vite devenir chronophage et peu efficace si ce n’est pas optimisé. Heureusement pour vous, des fonctionnalités existent pour recruter et gérer sereinement vos franchisés ! Ainsi, vous n’oublierez plus de rappeler un candidat et ne risquez plus de perdre un éventuel futur franchisé ! 

Gagnez un temps précieux dans le suivi de vos candidats grâce à des fonctionnalités telles que : la récupération automatique des leads, le paramétrage d’un espace candidat personnalisé, un espace franchiseur pour vous concentrer sur vos relances téléphoniques et votre suivi des candidats, la signature électronique de vos DIP, etc. 

L’animation de votre réseau

Pour donner envie à vos franchisés de rester au sein de votre réseau, il faut qu’ils soient épanouis afin qu’ils renouvellent leur contrat et donc il faut les bichonner. Et pour ça, rien de tel qu’une bonne animation du réseau ! Les animateurs réseau sont là pour faire le lien entre les franchisés et la tête de réseau pour s’assurer que tout va pour le mieux. Cette responsabilité n’est pas entièrement sur leurs épaules mais bien celle du franchiseur, c’est à dire vous ! 

Pour vous accompagner dans l’animation de votre réseau, vous pouvez vous appuyer sur un outil de gestion de franchise. Il va vous permettre d’accéder à plusieurs fonctionnalités pour fluidifier et centraliser la vie du réseau sur une seule et même plateforme. Vous allez notamment pouvoir mettre à disposition une base de connaissances avec le manuel opérationnel et différents documents indispensables à la vie d’un franchisé, et ce sous tous les formats (texte, catalogue interactif, vidéo, etc.).

Vous allez pouvoir fédérer votre réseau en partageant des actualités, des informations sur les évènements à venir, en organisant des challenges commerciaux entre les différentes entités ou encore, en mettant en place des sondages pour améliorer certains points ou savoir ce que les franchisés pensent de votre enseigne. 

N’oubliez pas l’essentiel pour pérenniser votre réseau : communiquer avec vos franchisés, mais aussi avec vos animateurs réseau ! La communication est simplifiée avec les fonctionnalités proposées par Franchise on Cloud dont la possibilité de gérer des groupes de travail privés ou publics avec fil de discussion, ou de partager des rapports de visite simplement via la plateforme pour maintenir un lien avec la tête de réseau. 

Enfin, ne perdez pas de vue l’un de vos engagements en tant que franchiseur. Vous avez un devoir de formation envers vos franchisés. Avec un logiciel de gestion de franchise, (lien vers homepage FOC) créer des formations n’a jamais été aussi simple ! Créez des formations e-learning interactives (texte, image, vidéo) avec questionnaires, tests et résultats en ligne, et recevez un reporting détaillé en fin de formation des franchisés !

Pilotage des ouvertures de points de vente 

L’ouverture de différentes implantations avec le même nombre de collaborateurs, réduire les délais d’ouverture et accélérer le démarrage d’activité, gérer l’avancée des travaux ou l’ensemble des parties prenantes internes et externes, sont des problématiques que rencontrent tous les franchiseurs. Un logiciel de gestion de franchise avec module de gestion des ouvertures et des travaux pour piloter vos ouvertures va véritablement changer votre quotidien de franchiseur et vous aider à atteindre vos objectifs, en ouvrant plus d’établissements en moins de temps, mais surtout de manière plus optimale ! 

Avec le module de Franchise on Cloud, vous pourrez centraliser toutes les tâches pour piloter sereinement toutes vos ouvertures. En un clic, vous avez une vue synthétique de tous les projets en cours, puis du détail de chaque ouverture, avec la possibilité d’assigner des tâches et d’organiser des rappels et alertes automatiques en cas de dépassement des délais prévus. La répartition des tâches peut non seulement concerner des acteurs internes mais également des partenaires extérieurs à l’enseigne (artisans, avocats, architectes).

Vous pourrez également créer des modèles de gestion de projet pour prévoir et guider le travail des équipes au quotidien, facilitant ainsi l’organisation au quotidien des projets d’ouvertures et ne rien oublier dans le feu de l’action ! De nombreux paramétrages sont disponibles pour coller au plus près de l’organisation parfaite. 

Gestion en ligne des commandes internes de vos points de vente

Centraliser toutes les commandes des fournisseurs en une seule interface e-commerce, ça vous dit ? C’est une autre des fonctionnalités disponibles avec un logiciel de gestion de franchise. Grâce à cet outil, vos points de vente peuvent commander différents produits marketing (goodies, textiles, documents de communication) ou autres (alimentaires, bureautiques) sur votre propre site e-commerce auprès de fournisseurs différents 24h / 24. Ainsi, vous gagnez du temps et vous proposez aux franchisés un service à forte valeur ajoutée, leur offrant le confort d’utiliser une seule et unique plateforme.

Pour votre équipe développement, c’est une véritable centrale d’achat pour tous les points de vente et un accès à l’interface administrateur pour suivre toutes les commandes (gestion des stocks, facturation des franchisés, calcul automatique des paiements fournisseurs et marges dégagées, chiffre d’affaires, calcul des frais de port, gestion multi-fournisseur). Et ce n’est pas tout ! Grâce à l’automatisation de la personnalisation des supports de communication, vos franchisés peuvent personnaliser leurs documents de communication directement sur leur espace en ligne et commander en autonomie : quel bonheur !

logiciel de gestion de franchise

Assistance juridique et financière 

Et enfin cerise sur le gâteau, un logiciel de gestion de franchise tel que Franchise on Cloud intègre aussi des fonctionnalités plus pointues, notamment concernant les parties juridique et financière. En effet, ces aspects sont souvent difficiles à intégrer pour les franchisés ou les nouveaux salariés à la tête du réseau, qui ne sont pas forcément des experts en la matière. Ici, aucune zone d’ombre possible ! Tout est tracé dans le logiciel, que ce soit au niveau des candidats et franchisés, ou au niveau du manuel opératoire. 

La signature électronique des D.I.P et autres documents intégrée à votre logiciel de gestion vous permet d’avoir tous les documents accessibles au même endroit, et trouvables en quelques clics dans le coffre numérique, et ce pendant 10 ans ! Ainsi, les D.I.P sont signés plus rapidement et en plus grand nombre.

Économique et pratique, la signature digitalisée Yousign vous fait gagner un temps fou, mais vous permet aussi de pouvoir tracer le respect du délai de 21 jours entre la signature du DIP et du contrat de Franchise. Cette fonctionnalité montre également à vos candidats que votre enseigne se veut moderne et dynamique. Enfin, un logiciel tel que celui-ci vous permet d’obtenir facilement un reporting financier avec le chiffre d’affaires du réseau, d’avoir un calcul automatique de la redevance, de suivre les performances de vos équipes, etc. Cet outil de reporting vous permettra, entre autres, d’identifier les améliorations, les blocages éventuels et d’améliorer vos process internes.

Vous l’aurez compris, utiliser un logiciel de gestion de candidats tel que Franchise on Cloud peut considérablement changer votre quotidien de franchiseur, mais également celui de vos équipes ! Moins de tâches chronophages, plus de productivité : le temps gagné peut ainsi être consacré à l’essentiel, développer votre réseau de franchise.